10 claves para que tu presentación sea exitosa (By Ignacio Martínez / Coahuila – México)

Imagen de freedigitalphotos.net
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¿Tienes en planeado llevar a cabo una conferencia? En este evento de convocatoria, es el nuestro anhelo aportar valor a los asistentes y que se lleven una imagen positiva como “conferencista”.

A continuación te comparto un decálogo de pasos para una presentación exitosa desde su planeación hasta su ejecución.

¿Qué mensaje quiero entregar?

Es lo que tenemos que tener claro antes de comenzar a preparar el contenido de la conferencia, ya que contribuye en gran medida a la entrega de valor. Es por lo que los asistentes se sentirán atraídos e interesados.

Como conferencistas, queremos aportar un cambio, un nuevo concepto o en qué actualizar a los  participantes. Lo anterior, constituye una guía para definir el mensaje.

A quien va dirigido

El segmento del auditorio.

  • ¿Quiénes serán los asistentes?
  • ¿A quién queremos convocar?

Esto nos ayuda a presupuestar la presentación e informar a los asistentes o a los organizadores la recomendación de material o equipo con el que se debe asistir.

Por ejemplo, si la presentación es acerca de un software, dirigido al segmento de TI, los asistentes querrán contar equipo de cómputo para explorar que brinda este programa de cómputo.

De igual forma,  para una presentación acerca de herramientas para Community Manager, los asistentes querrán accesar internet, navegar en sus dispositivos personales, móviles y conocerlas.

Si la presentación es acerca de integración de equipos de trabajo, que material se necesita para llevar a cabo ejercicios grupales o definir el escenario y los elementos en caso de llevarse a cabo una práctica outdoor.

Para el caso de una presentación On Line ¿Cuál es el horario más adecuado, considerando nuestro auditorio?

Material de la presentación

Esta es la etapa de planeación.

  • ¿Cuál es la duración de la presentación?
  • ¿40 minutos, 1 hora?
  • ¿Se trata de un curso de 1 ó 2 días?
  • ¿Es un seminario de una semana de duración?

En el primer caso suelen tratarse de eventos como “expos”, donde asiste una gran cantidad de público o de webinars. Los objetivos ser muy concretos y debemos considerar un espacio de aproximadamente 10 minutos. No debemos de olvidar, que el espacio para hacer “branding” es breve.

Si vamos a impartir un curso, debemos poner atención en la combinación teórica práctica. Los ejercicios agregan valor al marco teórico. Así mismo, la exposición teórica debe ser una guía para la práctica. Recomiendo diseñar ejercicios, para que puedan ser aplicados por el asistente en su día a día.

Este balance teórico práctico es más importante en el caso de un seminario, incluso se pueden encargar ejercicios para llevarlos a casa y analizar las respuestas al día siguiente.

Para todos los casos recomiendo no llenar de texto las diapositivas. Utilizar bullets e imágenes alusivas.

El contacto con los asistentes antes del evento

Ya sea a través de los organizadores o directamente, el darse a conocer previamente, presentando una breve sinopsis del conferencista y del tema a presentar permite establecer un vínculo que favorece al presentador y permite generar expectativas.

Para el caso de eventos On Line, la interacción en Redes Sociales, proporciona visibilidad, permite hacer “networking” con la comunidad On Line y establecer confianza. De esta forma.

Con lo anterior, crear vínculos previos, se benefician el conferencista, los asistentes y el evento en sí.

Preparar el escenario

Debemos considerar los detalles para una mejor experiencia del participante.

En el caso de evento presencial

  • ¿Se requiere conexión a internet?
  • ¿El equipo de cómputo lo proporcionan los organizadores o los participantes asisten con sus dispositivos?
  • ¿El diseño del lugar permite realizar los ejercicios con comodidad y facilidad?
  • ¿Cómo es la acústica del lugar?

En cuanto al lugar y la ocasión debemos estar preparados para el tipo de vestimenta. Ante un público empresarial o evento de negocios es recomendable una vestimenta formal.

Para webinars

  • ¿Cuáles son los requerimientos para conectarse?
  • ¿Está definida la franja horaria?
  • ¿Necesitamos enlazar a un segundo conferencista?
  • ¿Se hará entrega de algún documento tanto presencial cómo On Line?
  • ¿Cómo se llevará a cabo el registro de los participantes?

Los primeros minutos

Básico para una presentación, es establecer confianza, tanto en conocimientos como en la parte humana, es agradecer la presencia del auditorio.

  • ¿Qué es el alcance de la presentación?
  • ¿Cómo se desarrollará?
  • ¿Qué se llevará a casa el participante?
  • ¿Hay coffee breaks?
  • ¿Las preguntas son al final o en el momento en que surja la duda?

La presentación

Durante la presentación es importante considerar los siguientes puntos clave acerca de la reacción de los participantes.

  • ¿Están participando?
  • ¿Tienen muchas inquietudes?
  • ¿Son inquietudes para conocer más?
  • ¿Son inquietudes sobre dudas?
  • ¿Están cansados?

Entender los puntos clave anteriores, nos ayuda a tomar decisiones sobre si continuar de acuerdo al plan o realizar cambios.

Involucrar a los asistentes

Ayuda mucho el contacto previo a la conferencia, si el vínculo entre el conferencista y el participante ya existe.

Es para beneficio de la conferencia, del expositor y los asistentes.

Pedir opiniones sobre experiencia personal, en determinado escenario, acerca de un servicio o producto, con el trato de clientes, contar historias, son recursos que se utilizan para tal efecto.

Crear un hashtag, invitar a los asistentes a comentar en las redes sociales, proporciona visibilidad a la presentación y es desarrollo de branding para el expositor.

¿Dinámicas grupales o ejercicios individuales?

Es de acuerdo al tipo de presentación y al tiempo disponible. Para presentaciones de una hora o mayor, recomiendo ejercicios de reflexión breves.

En el caso de disponer de un día o más, las dinámicas son muy apropiadas para conferencias de desarrollo personal, aportan mucho y bien llevadas pueden inferir un cambio en el participante.

En el caso de conferencias de Marketing, la presentación de casos de éxito tiene muy buena respuesta.

El cierre

El cierre es el momento para las preguntas y también es el momento para networking. En el caso de un evento de un día o más de duración, llevar a cabo un cierre, sentado alrededor de los participantes es un momento propicio para conocer que se llevan, que les pareció el evento, que fue lo que más les gustó. Es el momento para invitarlos a llenar una encuesta acerca del evento.

Esto es de gran valor para el conferencista, constituye un regalo y una oportunidad de crecimiento

¿Qué te ha parecido este post? Te invito a dejar comentarios, y si es de tu agrado compartirlo en Redes Sociales.

Ignacio Martínez.

Sobre el colaborador:

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